Una breve historia sobre las herramientas de gestión
Recuerdo como si fuera ayer lo primero que dijo mi profesor el primer día de mi MBA en Gestión de Proyectos. "¿Saben que alrededor del 80% de los proyectos planificados no logran sus objetivos?"
Entonces pensé un par de cosas: "¡Dios mío, probablemente esto sea mucho más difícil de lo que pensaba!" pero también "¿Cómo puede ser tan alto con toda la información y tecnología que tenemos hoy?" y el segundo, combinado con algo de experiencia, aportó muchas ideas y características que puedes ver ahora y verás en el futuro en nuestras aplicaciones.
Antes que nada, creo que es importante retroceder un poco y entender qué es un proyecto. Pues bien, el diccionario de Oxford lo explica de esta manera: "una empresa individual o colaborativa que se planifica cuidadosamente para lograr un objetivo particular". Era una forma sencilla de decirlo, pero sigo prefiriendo esta: "Un proyecto es un conjunto de tareas que deben completarse para llegar a una meta o resultado particular".
Bien, entonces, en teoría, un proyecto consiste en planificar tareas para lograr algo. ¿Y qué pasa con la gestión? Bueno, la gestión es el cómo para nuestro qué (tareas=proyecto) y encima está el por qué para terminar el famoso círculo dorado pero este es un tema para otro día.
Ahora centrémonos en el cómo (gestión), para hacer el cómo con éxito necesitamos herramientas y para mí la mejor se llama "PDCA". Lo he usado muchas veces y nunca me ha fallado, déjame explicarte esta sigla de forma sencilla. Para cualquier proyecto, necesitamos sentarnos y PLANIFICAR cada paso por adelantado aplicando los tres recursos (financieros, humanos y de tiempo) que necesitamos en cada tarea. Luego, (DO), HACER la tarea, no hay mucho que explicar. Mientras se hace o en algunos casos después, CONTROLAR eso significa asegurarse de que se esté haciendo correctamente y a tiempo. Para terminar, ACTUAR, esta parte es importante para lograr la mejora continua, significa revisar todo lo bueno y malo que le pasó al proyecto para actualizar nuestro libro de lecciones aprendidas.
Mientras publico este artículo, nuestras aplicaciones pueden ofrecer algunas de esas herramientas para mejorar su gestión y garantizar que el proyecto sea un éxito. Podemos ayudar con el PLANIFICAR con un diseño simple donde puede agregar tareas y quién está involucrado en ellas, cuándo debe comenzar y terminar y agregar comentarios para ayudar a su equipo a comprender lo que se debe hacer. Bueno, no podemos ayudarte a HACER la tarea por ti, por ahora, pero tal vez en el futuro en algunas ocasiones con una IA integrada en nuestras aplicaciones. CONTROLAR todo con un calendario moderno y notificaciones puntuales. ACTUAR lamentablemente aún no tenemos las herramientas pero está en nuestros planes implementarlo.
En resumen, la gestión es importante porque nos da un camino claro y al mismo tiempo nos impide cometer errores y para eso utilizamos diferentes herramientas para asegurarnos de que todos estén en sintonía y listos para los desafíos que vendrán.
Gracias por leer y espero que puedas lograr un poco más.
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